Különféle könyvviteli és számviteli tevékenységekkel már az ókorban is foglalkoztak. Ekkor még e fogalom kimerült az ékírással, agyagtáblába vésett, sör- és kenyérállomány „elszámolásával”. A könyvelés mai formában ismert fogálmát a 14. században határozta meg egy itáliai szerzetes. Ma már minden bejegyzett jogi személy (vállalat, cég, részvénytársaság) köteles könyvelést vezetni és adóbevallást beadni.

A könyvelés alapvető feladata a múltban történt gazdasági változások rögzítése, adóhatóság számára a kötelező jelentések benyújtása, a dolgozók bérelszámolása. Már a könyvelő munkaköri leírásából is érezhető, hogy egy felelősség teljes személyt kell keresnünk.

Könyvelés szükséges, hogy a vállalatba beérkezett és elküldött bizonylatokat nyilvántartsák, melyek alapján különféle pénzügyi kimutatásokat készítenek. Ezen evidentált adatok alapján állítják össze a mérlegeket, pontosabban az eredmény- és állománymérleget. A bizonylatok pedig, olyan „papírok”, amelyek adás-vételt, beszerzés – eladást bizonyítanak. A könyvelő az a személy, aki mindezt evidentálja.

A könyvelés pontos vezetése több szempontból is nélkülözhetetlen. Mint már említettük, a könyvelés alapján készítik a mérlegeket. Ezért fontos, hogy a könyvelő mérlegképes és regisztrált legyen. A mérlegekből pedig a cégtulajdonosok azt látják, hogy mennyire sikeres a vállalatuk. Miután a könyvelő összevetette a ráfordításokat a bevétellel, az eredményből kiderül, hogy mennyire a nyereséges a vállalat. Ezenkívül az állománymérleg kimutatja, hogy mennyi tőkével rendelkezik a cég, van-e törlesztendő adósága vagy, hogy az állóeszközöknek mekkora az értékvesztésük. A könyvelő felelőssége továbbá a bérek elszámolása is.

Mindemellett, az adóhatóság és más felsőbb szervek is érdekeltek a jogi személyek könyvelésében. Az állam által előírt jogszabályok szerint kell vezetni a könyvelést, majd meghatározott időközönként felmutatni azt (havonta vagy háromhavonta). A könyvelésben kimutatott eredmények alapján adóköteles minden jogi személy. Fizetniük kell adót a nyereségük alapján, valamint a könyvviteli bizonylatok alapján is, így figyelemmel kísérhető, hogy a vállalat, ad-e számlát eladáskor, azaz a vevő fizet-e általános forgalmi adót.

Fontos, hogy az adóhatóság a vállalkozóval van kapcsolatban, nem a könyvelővel. Mivel, ha a könyvelő egy kimutatást hibásan ad le, akkor az adóhatóság a cégvezetőt keresi fel. Azonban, az adóhatóság jelzi, hogy a bevallással valami gond van, vagy valamilyen adat nem jó, és ad rá 8 napot, hogy korrigálják a hibát. Ilyen esetben is lényeges, hogy felelősség teljes könyvelési irodához forduljunk, aki rövid időn belül korrigálni fogja a hibát.

Továbbá, a könyvelés pontos vezetése jelentős a jövendőbeli befektetők, társtulajdonosok számára is. Hiszen ezen nyilvántartás alapján megállapítható, hogy egy vállalat mennyire működik sikeresen, milyen hiányosságai és potenciáljai vannak.